「複数の社員で共同で資料を作成しているけど、毎回各自が編集したものを集めてまとめる作業が面倒…」そんなお悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

リアルタイムで共同編集ができれば、作業効率を大幅にアップさせもっとスムーズに作業を進められるはずと考えることもあると思います。

そこで今回は、そんな悩みを解決し、チームワークを円滑にするための、OneDriveの無料の共同編集機能をご紹介します。

 

OneDriveで共同編集を実現！

従来は複数の社員が一つの資料を作成する際、各々がPCで編集したものを集約するという方法が一般的でした。

しかしこの方法だと、情報の共有に時間がかかる、バージョンの管理が複雑になる、リアルタイムでの意見交換が難しい等の課題があり業務が煩雑になっていました。

NASに保存して共同利用する方法もありますが、他の社員が修正したあと、保存してもらわないと反映されないという手間もかかります。

これらの課題を解決するのに便利なツールがOneDriveの共同編集機能です。

OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、ExcelファイルなどのOffice文書を複数人で同時に編集できる機能が備わっています。

 

OneDriveを使うことで課題を解消！メリットを紹介

OneDriveの共同編集を利用することで、以下のようなメリットがあります。

・リアルタイムでの共同編集: 複数のユーザーが同時に同じExcelファイルにアクセスし、編集することができます。

・リアルタイムアクセス確認: 現在誰がアクセスしているのか利用者が一目で把握できます。

・アクセス権の柔軟な設定: 編集権限や閲覧権限をユーザーごとに細かく設定できます。

・デバイスを選ばない: PC、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできます。

・無料プランでも利用可能: 基本的な機能は無料で利用できます。

 

OneDriveでExcelファイルを共同編集する方法

ではExcelデータを例に、OneDriveを利用して共同編集する方法についてご説明していきます。

①まず最初にOneDrive上にリアルタイムで同時編集したいExcelデータを保存します。

➁そのデータにアクセス権（編集可能ボタンを選択）を付与します。

➂編集をさせたい社員にメールやチャットで、データのリンクを送ります。

＜ファイルの共有方法＞

右上の共有をクリック

リンクをコピーをクリック

➃社員はそのリンクからデータへアクセスし、WEBブラウザでExcelファイルを開きます。

➄そして他の社員と編集作業を行います。自動保存がオンにすることで、上書き保存の手間も省けます。

 

まとめ

OneDriveの共同編集機能を使えば、複数の社員が同じ資料を同時に編集し、リアルタイムで情報を共有することができます。

他の社員との共同編集中は、誰が使用しているかも一目でわかるためコミュニケーションもバッチリ！作業効率が大幅に向上し、チーム全体の生産性向上に繋がります。

今回紹介した活用術を参考にして、チームのコミュニケーションを活性化させて、業務効率のアップを目指しましょう！

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